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Benutzungsordnung

(im Zusammenhang mit der Gebühren- und Hausordnung vom 9. Dezember 2005)
gültig ab 2. Januar 2006

Benutzungsordnung

Präambel

Gemäß § 11 Absatz 3 des Gesetzes zur Errichtung einer Stiftung "Preußischer Kulturbesitz" und zur Übertragung von Vermögenswerten des ehemaligen Landes Preußen auf die Stiftung vom 25. Juli 1957 (BGBl. I S. 841) i. d. F. des Artikels 3 des Dritten Rechtsbereinigungsgesetzes vom 28. Juni 1990 (BGBl. S. 1222) hat der Stiftungsrat am 9. Dezember 2005 nachfolgende Benutzungsordnung für das Geheime Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz beschlossen. Diese Benutzungsordnung ergänzt die für das Geheime Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz entsprechend anzuwendenden gesetzlichen Vorschriften des Bundesarchivgesetzes.


§ 1 Name, Träger und Aufgaben

Das Geheime Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz ist eine rechtlich unselbstständige Einrichtung der Stiftung Preußischer Kulturbesitz. Als überwiegend Historisches Archiv dient es dienstlichen Zwecken, der geschichtswissenschaftlich, heimatkundlich oder privat bzw. kommerziell motivierten Forschung, sowie der Information der Öffentlichkeit durch Publikationen und Ausstellungen. Dazu werden Urkunden, Akten und Amtsbücher, Karten, Bilder oder sonstige geeignete Informationsträger übernommen, geordnet und verzeichnet, erhalten und der Benutzung zugänglich gemacht.


§ 2 Benutzungsverhältnis, Benutzungsberechtigung, Zulassung

1. Diese Benutzungsordnung regelt unbeschadet des allgemeinen Hausrechts und einer Hausordnung für das Geheime Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz die öffentlich-rechtliche Beziehung zwischen dem Archiv und den Benutzerinnen und Benutzern.

2. Die Benutzung erfolgt durch persönliche Einsichtnahme im Forschungssaal des Geheimen Staatsarchivs Preußischer Kulturbesitz, durch mündliche und schriftliche Anfragen sowie durch Anforderung von Reproduktionen.

Benutzungsberechtigt sind natürliche und juristische Personen zu einem der in § 1 genannten Zwecke, soweit sie die Gewähr für die Einhaltung dieser Ordnung bieten.

Juristische Personen werden zugelassen, wenn diese einen Antrag durch eine Zeichnungsberechtigte bzw. einen Zeichnungsberechtigten vorlegen lassen, die bzw. der sich durch einen amtlichen Ausweis (Personalausweis, Reisepass oder Dienstausweis) ausweist.

3. Die Benutzungserlaubnis wird auf einem Formblatt im Geheimen Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz beantragt. Die Angaben zur Person werden durch Vorlage eines amtlichen Ausweises (Personalausweis, Reisepass oder Dienstausweis) nachgewiesen. Zweck und Gegenstand der Benutzung müssen genau angegeben werden.

Über den Antrag entscheidet die Direktorin bzw. der Direktor des Geheimen Staatsarchivs Preußischer Kulturbesitz oder eine hierzu beauftragte Person. Sofern im Forschungssaal alle Arbeitsplätze belegt sind, kann eine zeitweilige Sperrung der Zulassung erfolgen. Die Benutzungserlaubnis gilt nur für den angegebenen Zweck und Gegenstand und für das laufende Kalenderjahr. Mit der eigenhändigen Unterschrift auf dem Benutzungsantrag erkennt die Benutzerin bzw. der Benutzer die Benutzungs-, Gebühren- und Hausordnung an. Gleichzeitig erklärt sie bzw. er sich mit der Erhebung und elektronischen Speicherung folgender persönlicher Daten in die Benutzungsunterlagen einverstanden:

  • Name, Vorname(n), Geburtsdatum, Anschrift (bei auswärtigen Benutzerinnen bzw. Benutzern: eine Anschrift in Berlin oder Brandenburg),
  • Beruf (bei Studentinnen bzw. Studenten: Hauptstudienfach),
  • Zweck und Gegenstand der Benutzung des Geheimen Staatsarchivs Preußischer Kulturbesitz.


Diese personenbezogenen Daten werden entsprechend den Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes behandelt.

4. Jede Namens- und Anschriftenänderung während der Benutzungsdauer müssen dem Archiv unverzüglich angezeigt werden.

5. Erfolgt die Benutzung des Geheimen Staatsarchivs Preußischer Kulturbesitz durch mündliche, fernmündliche oder schriftliche Anfragen, müssen Zweck und Gegenstand genau angegeben werden. Der Benutzerin bzw. dem Benutzer wird in geeigneter Form mitgeteilt, dass auch für diese Nutzungsart die Benutzungsordnung gilt und von ihr bzw. ihm beachtet werden muss. Dabei wird insbesondere auf § 4 Nr. 2 und Nr. 7 der Benutzungsordnung hingewiesen.

Ein Anspruch auf Auskünfte über die Findmittelebene hinaus in Rückgriff auf die Archivalienebene besteht nicht; insbesondere dann nicht, wenn diese Auskünfte gebührenfrei erfolgen sollen.


§ 3 Öffnungs- und Beratungszeiten

Die Öffnungs- und Beratungszeiten des Geheimen Staatsarchivs Preußischer Kulturbesitz werden in geeigneter Weise bekannt gegeben. Aus betriebsbedingten Gründen kann der Forschungssaal zeitweilig geschlossen werden. Dies wird den Benutzerinnen bzw. Benutzern - soweit möglich - rechtzeitig durch Aushang usw. bekannt gemacht.


§ 4 Benutzung, Bestellung

1. Das Archivgut, dessen hand- oder schreibmaschinenschriftliche Findmittel sowie das Bibliotheksgut der Dienstbibliothek des Geheimen Staatsarchivs Preußischer Kulturbesitz können nur im Forschungssaal des Hauses Archivstraße 12-14 in Berlin-Dahlem benutzt werden. Archivgut, die bezeichneten Findmittel oder Bibliotheksgut dürfen aus diesen Räumen nicht entfernt werden. Eine Ausleihe außer Haus ist nicht möglich.

Eine Versendung von Archivgut zur Benutzung in einem auswärtigen Archiv findet grundsätzlich nicht statt. Über Ausnahmen entscheidet der/die Direktorin bzw. Direktor des Geheimen Staatsarchivs Preußischer Kulturbesitz.

2. Für die Benutzung gilt die Gebührenordnung des Geheimen Staatsarchivs Preußischer Kulturbesitz.

3. Vor jeder Benutzung muss sich die Benutzerin bzw. der Benutzer bei der Saalaufsicht melden und wird in die Benutzungsunterlagen eingetragen. Erfolgt eine Benutzung mehrmals an einem Tage, so genügt die einmalige Eintragung.

4. Die Dienstbibliothek des Geheimen Staatsarchivs ist eine Präsenzbibliothek und steht auch Archiv-Benutzerinnen bzw. -benutzern zur Verfügung. Ihr Bibliotheksgut kann nur zur Benutzung im Forschungssaal des Geheimen Staatsarchivs Preußischer Kulturbesitz bestellt werden.

Ebenso können Archiv-Benutzerinnen bzw. -benutzer Bibliotheksgut des Vereins HEROLD zur Benutzung in den Forschungssaal des Geheimen Staatsarchivs Preußischer Kulturbesitz bestellen und dort benutzen. Die Benutzung dieses Bibliotheksguts durch Mitglieder des Vereins HEROLD erfolgt nach dessen vereinsinternen Vereinbarungen.

5. Die Benutzerin bzw. der Benutzer ermittelt das von ihr bzw. ihm gewünschte Archiv- oder Bibliotheksgut anhand der Findmittel und bestellt dieses mit den ausliegenden Bestellscheinen.

Ein Anspruch auf Vorlage von Archivgut, Findmitteln oder Bibliotheksgut in ursprünglicher Überlieferungsform besteht nicht. Im Interesse des Bestandserhalts soll bei der Benutzung möglichst auf Reproduktionsformen zurückgegriffen werden.
Die Anzahl des gleichzeitig auszugebenden Archiv- oder Bibliotheksguts kann aus betriebstechnischen Gründen begrenzt werden. Benutzte hand- oder schreibmaschinenschriftliche Findmittel sind im Interesse der anderen Benutzerinnen bzw. Benutzer nach Durchsicht umgehend der Saalaufsicht zurückzugeben bzw. deren analoge Reproduktionen an ihren Platz im Forschungssaal zurückzustellen.

6. Von der Benutzung ausgenommen sind Archivgut, Findmittel oder Bibliotheksgut,

a) dessen bzw. deren Erschließungs- und Erhaltungszustand eine Benutzung nicht zulässt,

b) dessen bzw. deren Benutzung Rechte Dritter entgegenstehen.

7. Bei der Benutzung von Archivgut ist § 5 Bundesarchivgesetz entsprechend anzuwenden. Die Ermittlung von Lebensdaten nach § 5 Abs. 2 Bundesarchivgesetz obliegt der Benutzerin bzw. dem Benutzer. Ausnahmen nach § 5 Abs. 5 Bundesarchivgesetz bedürfen einer besonderen Genehmigung durch die Direktorin bzw. den Direktor des Geheimen Staatsarchivs Preußischer Kulturbesitz.

Die Benutzerin bzw. der Benutzer muss sich schriftlich verpflichten, bei der Verwertung von Erkenntnissen aus Archivgut Personenschutz-, Verwertungs- oder Urheberrechte sowie schutzwürdige Belange Dritter zu beachten und bei Verstößen das Geheime Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz von der Haftung freizustellen.

8. Zur Beratung der Benutzerinnen bzw. Benutzer steht während der Beratungszeiten Fachpersonal zur Verfügung. Die Beratung erstreckt sich vornehmlich auf Hinweise auf das einschlägige Archivgut und die Literatur sowie auf die Vorlage der einschlägigen Findmittel.

Wünschen Benutzerinnen bzw. Benutzer andere Personen als Hilfskräfte oder Beauftragte zu ihren Arbeiten heranzuziehen, so müssen auch diese Personen einen Benutzungsantrag gemäß § 2 Nr. 3 dieser Benutzungsordnung stellen.


§ 5 Allgemeine Pflichten und Haftung der Benutzerinnen bzw. Benutzer

1. Jede Benutzerin bzw. jeder Benutzer hat sich so zu verhalten, dass dadurch andere Benutzerinnen bzw. Benutzer ebenso wie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Geheimen Staatsarchivs Preußischer Kulturbesitz nicht in ihren berechtigten Ansprüchen beschränkt werden oder der Benutzungsbetrieb insgesamt nicht behindert wird. Alle Benutzerinnen bzw. Benutzer müssen den Bestimmungen dieser Benutzungsordnung, der Hausordnung, der Gebührenordnung und den Anordnungen des Archivpersonals nachkommen.

Die Hausordnung erlässt die Direktorin bzw. der Direktor des Geheimen Staatsarchivs Preußischer Kulturbesitz im Einvernehmen mit der Präsidentin bzw. dem Präsidenten der Stiftung Preußischer Kulturbesitz. Die Benutzerin bzw. der Benutzer erkennt mit der Benutzung im Geheimen Staatsarchivs Preußischer Kulturbesitz die Hausordnung an.

2. Die Benutzerinnen bzw. Benutzer müssen das Archiv- oder Bibliotheksgut insbesondere nach Maßgabe des § 4 der Hausordnung des Geheimen Staatsarchivs Preußischer Kulturbesitz pfleglich und sorgfältig behandeln und vor jeder Beschädigung schützen.

3. Technische Geräte zur Aufzeichnung von Notizen, Exzerpten oder Transkriptionen dürfen im Forschungssaal nur benutzt werden, wenn durch ihren Gebrauch andere Benutzerinnen bzw. Benutzer nicht gestört werden. Eigene technische Reproduktionsgeräte (insbesondere Digitalkameras, Scanner, Mobiltelefone usw.) sind nicht zugelassen.

4. Für Schäden und Verluste an Archiv- oder Bibliotheksgut, die während der Benutzung entstanden sind, haftet die Benutzerin bzw. der Benutzer.

5. Von jeder Veröffentlichung (Druck oder sonstige Vervielfältigung), die unter wesentlicher Nutzung von Archiv- oder Bibliotheksgut des Geheimen Staatsarchivs Preußischer Kulturbesitz zustande kommt, ist diesem ein Belegstück sogleich nach Erscheinen unaufgefordert und kostenlos einzureichen.


§ 6 Kontrollrecht des Geheimen Staatsarchivs

Die Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter des Geheimen Staatsarchivs Preußischer Kulturbesitz sind berechtigt

1. sich von jeder Benutzerin bzw. jedem Benutzer einen amtlichen Lichtbildausweis vorlegen zu lassen,

2. sich den Inhalt von Mappen, Taschen usw. sowie mitgeführte Druckschriften und sonstige Materialien vorweisen zu lassen,

3. die an den Arbeitsplätzen der Benutzerinnen bzw. Benutzer vorhandenen Materialien zu kontrollieren.


§ 7 Haftung des Geheimen Staatsarchivs Preußischer Kulturbesitz

Das Geheime Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz haftet nicht für Schäden, die durch unrichtige, unvollständige oder zeitlich verzögerte Dienstleistungen entstanden sind.


§ 8 Reproduktionen

1. Im Rahmen seiner Möglichkeiten nimmt das Geheime Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz schriftliche Bestellungen von Reproduktionen aus seinem Archiv- oder Bibliotheksgut entgegen, soweit der Zustand der jeweiligen Vorlage dies zulässt, und keine Rechte oder schutzwürdige Belange Dritter dem entgegen stehen. Die Bestellungen müssen auf den dafür vorgesehenen Formularen abgegeben werden.

Die Anfertigung von Reproduktionen durch Benutzerinnen bzw. Benutzer ist grundsätzlich nicht zulässig. Ausnahmen bedürfen der ausdrücklichen Genehmigung durch die Direktorin bzw. den Direktor.

2. Die Entgelte, die für die schriftlich bestellten Reproduktionen entstehen, trägt die auftraggebende Benutzerin bzw. der auftraggebende Benutzer. Deren Höhe ergibt sich aus der Entgeltliste des Geheimen Staatsarchivs Preußischer Kulturbesitz. Die fälligen Beträge sind bei Aushändigung der bestellten Reproduktionen zu zahlen.

Versandaufträge werden gegen Vorauszahlung ausgeführt. Porto- und Verpackungskosten trägt die auftraggebende Benutzerin bzw. der auftraggebende Benutzer. Reklamationen sind nur innerhalb von 4 Wochen nach Erhalt der Materialien möglich und erfordern die Vorlage der als fehlerhaft beanstandeten Stücke.

3. Die im Auftrag von Benutzerinnen bzw. Benutzern von der Bildstelle des Geheimen Staatsarchivs Preußischer Kulturbesitz angefertigten Reproduktionen sind nur zum direkten persönlichen Gebrauch der Auftraggebenden bestimmt.

Alle Nutzungs- und Verwertungsrechte an den ausgelieferten Reproduktionen liegen beim Geheimen Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz. Die Weitergabe oder Überlassung der Reproduktionen an Dritte sowie die Vervielfältigung in jedweder Art (Reproduzieren, Kopieren, Digitalisieren, Duplizieren, Archivieren, Scannen, Speichern etc.) zum Zweck der Weitergabe oder Überlassung an Dritte sind verboten. Digitale Reproduktionen sind ohne Aufforderung unmittelbar nach dem persönlichen Gebrauch zu löschen.

Jede Nutzung der Reproduktionen über den persönlichen Gebrauch hinaus, insbesondere die Veröffentlichung, bedarf der Genehmigung des Geheimen Staatsarchivs Preußischer Kulturbesitz.

Diese Bedingungen gelten für alle vom Geheimen Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz zur Verfügung gestellten Reproduktionen. Sie gelten auch dann, wenn das Bildmaterial über Dritte oder aus anderen Quellen in Besitz genommen wird.

4. Sofern die Benutzerin bzw. der Benutzer die Reproduktionen für kommerzielle Zwecke nutzen will, bedarf es der vorherigen Genehmigung durch das Geheime Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz. Darüber hinaus ist die kommerzielle Nutzung entgeltpflichtig und muss mit dem Bildarchiv Preußischer Kulturbesitz, Märkisches Ufer 16-18, 10179 Berlin, abgerechnet werden.


§ 9 Ausschluss von der Benutzung

Verstößt eine Benutzerin bzw. ein Benutzer schwerwiegend oder wiederholt gegen die Bestimmungen der Benutzungs- oder Hausordnung sowie gegen die Anweisungen der Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter des Geheimen Staatsarchivs Preußischer Kulturbesitz, oder ist durch den Eintritt besonderer Umstände die Fortsetzung des Benutzungsverhältnisses unzumutbar geworden, kann das Geheime Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz durch schriftliche Verfügung oder durch mündliche Verfügung, die schriftlich wiederholt wird, diese Benutzerin bzw. diesen Benutzer vorübergehend oder dauernd, teilweise oder vollständig mit sofortiger Wirkung von der Benutzung ausschließen. Alle aus der Benutzungsordnung erwachsenden Verpflichtungen bleiben auch nach dem Ausschluss bestehen.

Gegen den Ausschluss von der Benutzung ist der Rechtsbehelf des Widerspruchs gegeben. Sofern das Geheime Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz dem Widerspruch nicht abhilft, entscheidet die Präsidentin bzw. der Präsident der Stiftung Preußischer Kulturbesitz als nächsthöhere Behörde durch kostenpflichtigen Bescheid gemäß der Gebührenordnung des Geheimen Staatsarchivs Preußischer Kulturbesitz.


§ 10 Beschwerdemöglichkeit

Beschwerden sind schriftlich an die Direktorin bzw. den Direktor des Geheimen Staatsarchivs Preußischer Kulturbesitz zu richten.


§ 11 Inkrafttreten

Diese Benutzungsordnung wurde am 9. Dezember 2005 vom Stiftungsrat der Stiftung Preußischer Kulturbesitz mit Wirkung vom 2. Januar 2006 für das Geheime Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz beschlossen.

Vorstehende Benutzungsordnung gebe ich hiermit bekannt.

Die Verkündung der Benutzungsordnung wie auch der Haus- und Gebührenordnung erfolgt darüber hinaus in geeigneter Weise im Geheimen Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz. Auf Verlangen wird davon ein Exemplar kostenlos übergeben.

Der Direktor des Geheimen Staatsarchivs Preußischer Kulturbesitz Berlin, 30. Dez. 2005
(Prof. Dr. Jürgen Kloosterhuis)

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