Benutzungs-, Gebühren- und Hausordnung im GStA PK

Der Stiftungsrat der Stiftung Preußischer Kulturbesitz hat in seiner Sitzung am 9. Dezember 2005 die Benutzungs-, Gebühren- und Hausordnungen für das Geheime Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz beschlossen, die seit 2. Januar 2006 in Kraft getreten sind. Mit diesem Schreiben möchte ich Sie über einige grundsätzliche Reformen des nunmehr gültigen Regelwerks informieren. Ebenso liegen die Ordnungen auf den drei Tischen im Bereich vor dem Eingang zum Forschungssaal bzw. bei der Aufsicht im Saal selbst aus. Auf Ihren Wunsch werden Ihnen auch Überdrucke der Ordnungen ausgehändigt.

Formal betrachtet, sind die Ordnungen konsequent nach den Vorgaben des Gleichstellungsgesetzes durchformuliert worden. Weiterhin wurden aus der Benutzungsordnung alle jene Einzelregelungen heraus- und in die Hausordnung hineingenommen worden, die das Nutzen der Garderobe oder den Umgang mit den Archivalien im Forschungssaal usw. betreffen.

Inhaltlich ist die Benutzungsordnung vor allem in den folgenden Punkten liberalisiert bzw. präzisiert worden:

• Sie kennt keinen dienstlichen Benutzungsvorbehalt mehr - und räumt damit den Benutzerinnen und Benutzern die Benutzungspriorität im Normalfall ein.
• Das bisher gültige Verbot der Archivalien-Komplettverfilmung wurde ersatzlos gestrichen - was entsprechende Reproaufträge ermöglicht. Allerdings verbindet sich damit die dringende Bitte, Repro-Aufträge mit Blick auf den Arbeitsanfall in der Bildstelle nach wie vor so knapp wie möglich zu bemessen. Sehr umfangreiche Komplett-Aufträge werden leider sehr lange Bearbeitungszeiten zur Folge haben.
• Die Nutzungs- und Verwertungsrechte an Reproduktionen wurden sorgfältig mit der entsprechenden Fachstelle in der Stiftung, nämlich dem Bildarchiv Preußischer Kulturbesitz, abgestimmt.

Bei der Gebührenordnung sind vor allem folgende Punkte wichtig:

• Für die schriftliche Beantwortung von mündlich oder schriftlich gestellten Anfragen, die privat oder kommerziell (insbesondere familiengeschichtlich) motivierten Forschungen dienen, wird unabhängig von Erfolg oder Fehlanzeige eine Gebühr berechnet. Der Erlös dieser Gebühren soll für Zwecke der archivischen Bestandserhaltung eingesetzt werden.
• Dagegen werden für die persönliche Benutzung im Forschungssaal nach wie vor keine Gebühren erhoben.
• In der Repro-Palette ist besonders die digitale Dienstleistung ausgebaut worden bzw. wird nach Möglichkeit noch weiter ausgebaut werden. Unsere Entgelte für Repro-Leistungen sind nach unserer Meinung nach wie vor benutzungsfreundlich; sie differieren im Vergleich zu anderen großen (Staats-) Archiven eher im Cent-Bereich.

Die Hausordnung hat einen doppelten Charakter. Einerseits setzt sie Regelungen fest, die im Alltag einer kulturellen Service-Einrichtung, insbesondere im Forschungssaal, nun einmal notwendig sind; andererseits gibt sie Ihnen aber auch zahlreiche Empfehlungen vor allem für den Umgang mit Archivalien, die ebenso Ihrem persönlichen gesundheitlichen Schutz wie den archivischen Anliegen des Bestandserhalts dienen.

• Bitte beachten Sie daher vor allem den § 4 der Hausordnung.

Ein konkretes Ergebnis unserer Vorstellungen vom verbesserten Benutzungsservice hat sich in den Öffnungszeiten des Forschungssaals niedergeschlagen. Er ist seit dem 2. Januar 2006 pro Woche bzw. an fünf Arbeitstagen 1 ½ Stunden länger für Sie geöffnet. Die Wochenöffnungszeit beträgt somit insgesamt 43 Stunden. Mit meinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern würde ich mich freuen, wenn Sie diese Zeiten für Ihre Forschungen im Geheimen Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz erfolgreich nutzen können.