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Glossar archivischer Fachbegriffe

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Akte: Einheit von Dokumenten gleichen Betreffs oder Korrespondenzpartnern zur Erledigung von Verwaltungsaufgaben.

aktenführende Stelle: Bereich eines Registraturbildners, bei dem das Schriftgut entsteht und für die Dauer der aktuellen Nutzung verwahrt wird.

Aktenplan: In Registraturen von Verwaltungen gepflegte, meist hierarchische Aufstellungssystematik der Akten. Weist für jede Akte ein Aktenzeichen aus.

Aktentitel: Verzeichnungsangabe zur Kennzeichnung des Inhalts und des Entstehungszwecks einer Verzeichnungseinheit.

Aktenzeichen: Kurzes Kennzeichen eines Schriftstücks, bestehend aus Buchstaben und / oder Zahlen, für die Zuordnung zu einer Akte. Wird ebenso zur Ordnung von Akten innerhalb der Registratur genutzt.

Amtsbuch: Aufzeichnung von Verwaltungsvorgängen in Buchform, meist chronologisch, alphabetisch oder nach einem Rubrikschema; z. B. Ostpreußische Folianten, Protokollbuch, Rechnungsbuch

Archiv: 1. Gebäude oder Raum, in dem Archivalien gelagert werden 2. Institution zur Bewertung, Erschließung, Sicherung, Nutzbarmachung und Auswertung von Registraturgut und Archivgut 3. Als Einheitsarchiv die Gesamtheit aller Schriftstücke oder sonstigen Dokumente (Bildgut, Tongut), die bei einer registraturbildenden Stelle aus deren geschäftlicher, rechtsgeschäftlicher oder sonstiger Tätigkeit erwachsen und wegen ihres rechtlichen, amtlichen, wissenschaftlichen, literarischen und biographischen Werts zur dauerhaften Aufbewahrung vorgesehen sind.

Archivale / Archivalien: Informationsträger, z. B. Urkunden, Akten, Amtsbücher, Karten und Pläne, sowie Bild-, Film- und Tonträger, der dauerhaft im Archiv verwahrt wird. Mehrere Archivalien werden als Archivgut bezeichnet. → Archivgut

Archivar / Archivarin: Ein Archivar / Archivarin berät Behörden, übernimmt und bewertet Unterlagen, ob sie archivwürdig sind und dauerhaft aufbewahrt werden, erschließt wesentliche Inhalte des Archivguts, berät Benutzer, sorgt durch konservierende und restaurierende Maßnahmen für eine dauerhafte Erhaltung der Archivalien. Er / Sie wirkt bei öffentlichen Veranstaltungen wie Ausstellungen, Führungen und Vorträgen mit.

Archivgesetz: Gesetz über die Sicherung und Nutzung von Archivgut. Neben dem Bundesarchivgesetz gibt es die Archivgesetze der einzelnen Bundesländer sowie Archivgesetze der Kirche.

Archivgut: → Archivalien

Archivsprengel: Räumlicher Zuständigkeitsbereich eines Archivs, der sich meist aus älteren und / oder aktuellen Verwaltungsbezirken ergibt. → Zuständigkeit

Archivwürdig: Unterlagen, die im Zuge der archivischen Bewertung für eine dauerhafte Aufbewahrung ausgewählt werden, da sie aus historischen, kulturellen oder rechtlichen Gründen dauerhaft aufzubewahren sind.

Aushebung: Entnahme von Archivgut aus dem Magazin zur Benutzung im Lesesaal.

Benutzerblatt: In ein Archivale eingeklebtes Blatt, auf dem Benutzername und Benutzungsdatum im Interesse der wissenschaftlichen Forschung und der Sicherheit der Archivalien vermerkt werden.

Bestand: Archivalien gleicher Herkunft (z. B. einer Behörde) werden zu einem Bestand zusammengefasst und bilden im Archiv eine Einheit.

Beständeübersicht: Übersicht über den Gesamtbestand eines Archivs mit Informationen zu einzelnen Beständen (z. B. Umfang, Laufzeit, Bestandssignatur, Inhalt) → Tektonik

Bewertung: Ermittlung der archivwürdigen Teile des Schriftguts, das dem Archiv von einer aktenführenden Stelle oder Person zur Übernahme angeboten wird.

Datierung: → Laufzeit

Depositum: Von einer Privatperson oder einer Institution im Archiv hinterlegte Unterlagen zur Erschließung, Verwahrung und Nutzung ohne Eigentumsübertragung. Im Einzelfall können Benutzungsbeschränkungen durch den Eigentümer damit verbunden sein.

Digitalisierung / Digitalisat: Überführung analogen Archivguts in eine digitale Form, die auch als Digitalisat bezeichnet wird.

Enthält-Vermerk: Der Enthält-Vermerk dient der Ergänzung des Aktentitels.

Erschließung: Heranführen an die im Archivgut enthaltenen Informationen durch Ordnung und Verzeichnung.

Faszikel: Beiakte, Aktenbündel, in der Regel eine Untergliederung von Konvoluten.

Findbuch (veraltet: Repertorium): Verzeichnis aller Archivalien eines Bestandes mit Angabe von Signatur, Titel, Laufzeit und Inhalt.

Findmittel: Zusammenfassender Begriff für alle Recherchehilfsmittel (z. B. Beständeübersicht, Findbuch, Datenbank, Kartei).

Foliierung: Blattzählung; nachträglich zur Sicherung und Erleichterung von Zitierangaben in der Regel im Archiv angebracht.

Hauptabteilung (HA): Obergruppen von I. bis XX., nach denen das Archiv real aufgestellt ist. Das Brandenburg-Preußische Hausarchiv (BPH) sowie Freimaurerlogen, Stiftungen und ähnliche Vereinigungen bilden eine eigene, ohne römische Zählung versehene Hauptabteilung.

„Historisches Archiv“: Archiv, das keine Zuwächse mehr erhält, sondern nur noch vorhandene Bestände verwaltet.

Index: Alphabetische Wortliste mit Verweisen auf Seitenzahlen zur inhaltlichen Erschließung eines Bestandes, meist als Orts- und Namensindex.

Inventar: In der Regel auf ein bestimmtes Thema bezogene, bestände- und auch archivübergreifende Zusammenstellung von Archivalien.

Kassation: Vernichtung oder Aussonderung von Unterlagen, die bei der Bewertung als nicht archivwürdig erachtet wurden.
Klassifikation: Systematische Gliederung eines Bestandes in Gruppen zur Zusammenfassung thematisch zusammengehöriger Archivalien.

Konkordanz: In der Regel Gegenüberstellung alter und neuer Archivsignaturen eines umsignierten Bestandes, aber auch zur Verweisung auf Seitenzahlen im Findbuch bei „Springnummern“.

Konvolut: Zu einer körperlichen Einheit zusammengefasste Mehrzahl von Schriftstücken; verschieden verwendeter Begriffe, z. B. Aktenpaket.

Kulturelle Bildungsarbeit: Umfasst Maßnahmen, mit denen die historischen Interessen gesellschaftlicher Gruppen unterstützt und bedient und durch die die Geschichtskenntnisse und das Geschichtsbewusstsein gefördert werden können. Zeigt das Archiv als außerschulischen Lernort zur Bildungs- und Wissensvermittlung.

Laufzeit: Angabe des Zeitraums, aus dem ein Bestand oder das Archivale stammt.

Magazin: Gebäude oder Raum, in dem das Archivgut unter besonderen klimatischen Bedingungen sicher verwahrt wird.

Mikroform: Archivalien können zur Schonung dem Benutzer als Mikrofiche oder Mikrofilm vorgelegt werden.

Nachlass: Dokumente aus dem Besitz einer physischen Person, die durch ein Depositum, Schenkung oder Ankauf ins Archiv gelangen.

OPAC (Online Public Access Catalogue): Ist der öffentlich zugängliche Online-Katalog der Bibliothek.

Pertinenzprinzip: Ordnung von Dokumenten nach Betreffen (z. B. Orten, Personen, Sachen) ohne Rücksicht auf die Herkunft und den Entstehungszusammenhang.

Provenienzprinzip: Ordnung von Dokumenten nach ihrem Entstehungs- und Überlieferungszusammenhang. Vorherrschendes Ordnungsprinzip in deutschen Archiven.

Recherche: Ermittlung von Archivalien für die Bearbeitung eines bestimmten Themas unter Nutzung der vorhandenen Findmittel.

Regest, Kurzregest: Form der Verzeichnung von Urkunden durch Zusammenfassung des Inhalts und der wichtigen quellenkritischen Daten.

Register: → Index

Reproduktion: Erstellung einer Kopie der Originalvorlage meist durch Anfertigung eines Digitalisats gegen Gebühr zur weiteren Nutzung in Veröffentlichungen.

Registratur: Akten einer Behörde, die für den laufenden Geschäftsverkehr benötigt werden.

Reponierung: Rückordnung ausgehobener Archivalien an ihren dafür vorgesehenen Magazinplatz.

Sammlung: Ist in der Regel Archivgut, das ohne Berücksichtigung der Entstehungszusammenhänge unter inhaltlichen Gesichtspunkten zusammengestellt wird und die vorhandenen Bestände ergänzt.

Schutzfrist: Gesetzliche Fristen, wie lange Archivalien aus Daten- oder Persönlichkeitsschutzgründen Dritten nicht vorgelegt werden dürfen. Diese Fristen können auf Antrag verkürzt werden.

Signatur: Eindeutige Kennzeichnung einer Archivale zur Identifikation, besteht in der Regel aus dem Bestandsnamen und einer Zahl oder Zahlen- / Buchstabenkombination.

Sperrfrist: → Schutzfrist

Tektonik: Gliederung aller Bestände innerhalb eines Archivs in Gruppen oder Archivabteilungen. → Bestandsübersicht

Transkription: Übertragung eines Textes von einer Schrift in eine andere, z. B. aus der deutschen in die lateinische Schreibschrift.

Umfang: Wird in laufenden Metern (lfm) angegeben.

Urheberrecht: Recht, das dem Urheber die ausschließliche Verfügungsgewalt über sein Werk gewährt. Es erfolgt aus dem geistigen Eigentum. Bei einigen Arten von Archivalien, z. B. Briefen, Fotografien, Postkarten sind urheberrechtliche Bestimmungen zu beachten.

Urkunde: Unter Beachtung bestimmter Formen angefertigte und beglaubigte Schriftstücke über Vorgänge von rechtserheblicher Natur.

Verzeichnung: Teil der Erschließung, besteht aus der Titelbildung mit eventueller Ergänzung durch Enthält-Vermerke sowie der Feststellung der Laufzeit und der Wiedergabe der Signatur.

Verzeichnungseinheit (VE): Einheit innerhalb eines Bestandes mit eindeutiger Kennzeichnung durch die nur einmal vorhandene Signatur und dazu gehörige Verzeichnungsangaben im Findmittel.

Zuständigkeit: Festlegung von Aufgabenbereichen und Dokumentationszielen einzelner Archive. → Archivsprengel

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